Smetti di improvvisare una cifra al telefono

La telefonata dura due minuti e la domanda arriva alla fine, sempre con lo stesso tono: quanto vorreste per la serata. Chi non ha un numero pronto ne inventa uno, di solito basso, perché in quel momento la paura di perdere la data pesa più di qualunque conto. Poi la data arriva, e il conto si fa lo stesso.

Il problema non è il coraggio di chiedere. È che senza un calcolo fatto prima non esiste una cifra da difendere: c’è solo una sensazione, e la sensazione si abbassa ogni volta che dall’altra parte qualcuno esita. Un numero costruito su voci di costo si difende in trenta secondi, perché è verificabile.

Quello che segue è il metodo per arrivare a quel numero. Non dice quanto vali: dice quanto costa portare la tua musica in un posto e riportarla a casa, che è un’altra cosa e va calcolata prima di parlare di valore.

Il calcolo in nove voci

• Ore di palco: la parte più piccola del totale, quasi sempre meno di un quinto.
• Ore invisibili: prove, viaggio, montaggio, smontaggio, attesa. È qui che sta il tempo vero.
• Trasferta: carburante, pedaggi, parcheggio, pasti, eventuale pernottamento.
• Attrezzatura: quota di usura, noleggi, corde, pelli, batterie, cavi che si rompono.
• Persone: ogni musicista in più moltiplica quasi tutte le voci precedenti.
• Imposte e contributi: la cifra concordata non è quella che resta in tasca.
• Margine: la parte che consente di comprare uno strumento fra tre anni.
• Soglia minima: il numero sotto il quale la serata costa più di quanto rende.
• La regola da tenere: il preventivo va scritto, sempre, anche per una serata da poco.

Come si decide quanto far pagare per un concerto

Decidere quanto far pagare per un concerto non parte dal mercato, parte dal costo. Il mercato serve dopo, per capire se la cifra ottenuta sta dentro quello che il tipo di locale può spendere, e per decidere se accettare o lasciar perdere. Ma senza il costo davanti si negozia al buio, e chi negozia al buio scende sempre.

Il costo si costruisce in due strati. Il primo è quello che esce dalle tasche: benzina, pedaggi, noleggi, corde nuove, il panino dell’autogrill. Il secondo è il tempo, valorizzato a una tariffa oraria che devi decidere una volta e poi applicare a tutte le serate. Sommati, i due strati danno la soglia minima sotto la quale la serata è in perdita.

Il terzo elemento è il margine, e non è un vezzo. Gli strumenti si consumano, i furgoni si rompono, ci sono mesi vuoti e mesi pieni, e il margine è quello che copre tutto questo. Una cifra costruita senza margine funziona finché non succede niente, e prima o poi succede qualcosa.

C’è infine la componente che dipende da te e non dai conti: la reputazione, il pubblico che porti, l’esclusiva su una zona. Quella componente si aggiunge sopra la soglia, mai sotto, ed è l’unica parte della cifra che cresce negli anni. Chi comincia parte dal costo e basta, ed è già molto meglio che partire da niente.

Le ore vere di una serata da settantacinque minuti

Prendi una data a centoventi chilometri da casa, in un locale che apre alle ventuno. La musica dura settantacinque minuti. Il tempo che quella serata occupa nella tua settimana è tutt’altro: due ore e mezza di viaggio fra andata e ritorno, un’ora e mezza di carico e montaggio, mezz’ora di prova del suono, un’ora di attesa fra la prova e l’inizio, un’ora e un quarto di concerto e un’ora abbondante fra smontaggio e ricarico.

Il totale sta intorno alle sette ore e mezza, e non comprende le prove che hanno preparato quel repertorio, la telefonata con l’organizzatore, la fattura da emettere e il tempo passato a rispondere ai messaggi. Sette ore e mezza di lavoro fisico, con carichi pesanti, in una fascia oraria che rende difficile lavorare la mattina dopo.

Quando qualcuno definisce alta una cifra per settantacinque minuti di musica, sta guardando un quinto della giornata. Il modo più rapido per riportare la conversazione su un piano concreto è elencare le altre sei ore, senza polemica: quasi nessuno le conosce, e molti organizzatori onesti cambiano tono quando le sentono.

Il costo orario che quasi nessuno si calcola

La tariffa oraria è la decisione che rende ripetibile tutto il resto. Si può ricavare in due modi. Il primo parte da quanto vuoi guadagnare in un anno, diviso per le ore che riesci realisticamente a lavorare: se conti su cento serate da otto ore, sono ottocento ore, a cui vanno aggiunte le ore di studio e di organizzazione che non sono fatturabili.

Il secondo parte da quanto guadagneresti facendo un altro lavoro con la stessa qualifica, e usa quel numero come pavimento. È un metodo meno elegante e molto efficace, perché mette in chiaro il costo di opportunità: una serata che rende meno di quello che avresti guadagnato altrove è una scelta, legittima, ma va fatta sapendolo.

Sulla tariffa oraria si applica poi una distinzione utile: le ore di palco e le ore di logistica non valgono uguale. Molti professionisti usano la tariffa piena per il palco e la prova, e una tariffa ridotta per viaggio e carico. È un compromesso che avvicina il preventivo a quello che il mercato è disposto a pagare senza cancellare le ore invisibili.

Nove passaggi per arrivare alla cifra

1. Conta le ore totali della serata, dalla partenza al rientro, e aggiungi la quota di prove attribuibile a quella data.
2. Moltiplica per la tariffa oraria di ciascuna persona coinvolta, usando la tariffa ridotta per viaggio e carico.
3. Calcola i chilometri andata e ritorno e applica un costo al chilometro che comprenda carburante, usura e assicurazione, non solo il pieno.
4. Aggiungi pedaggi, parcheggio e pasti per tutte le persone, con una cifra fissa per testa decisa in anticipo.
5. Verifica l’orario di rientro. Se il rientro cade dopo le due di notte e la distanza supera i duecento chilometri, metti il pernottamento in preventivo.
6. Somma la quota di attrezzatura: usura degli strumenti, materiale di consumo e noleggi specifici per quella data.
7. Aggiungi il margine in percentuale sul totale, deciso una volta e uguale per tutte le serate dello stesso tipo.
8. Verifica la soglia minima. Se il totale è sotto la cifra che copre i costi vivi più le ore, la data va rinegoziata o rifiutata.
9. Trasforma il netto in lordo tenendo conto delle imposte e dei contributi che gravano sulla prestazione, e solo allora comunica il numero.

Trasferta: chilometri, pedaggi e la notte fuori

Il costo del viaggio non è il carburante. Un veicolo che trasporta strumenti consuma di più, si usura di più, ha bisogno di gomme e tagliandi, e va assicurato per quello che porta. Il modo corretto di calcolarlo è un costo per chilometro che comprenda tutte queste voci, applicato ai chilometri effettivi di andata e ritorno: le tabelle nazionali dei costi chilometrici, aggiornate ogni anno, danno un riferimento realistico anche a chi non le usa per fini fiscali. Chi guida la propria automobile tende a dimenticarsene, perché quelle spese arrivano in altri momenti dell’anno, e su cinquanta date pesano quanto un mese di lavoro.

I pedaggi e i parcheggi vanno messi per intero, compreso il parcheggio in centro storico che quasi sempre non è previsto e quasi sempre serve. Sui pasti conviene fissare una cifra a testa e non discuterne più: la contrattazione sul panino consuma tempo e credibilità.

Il pernottamento è la voce che cambia la natura della serata. Una data che obbliga a dormire fuori occupa due giorni, non uno, e va valutata con quel metro. È anche la voce su cui gli organizzatori hanno più margine, perché molti hanno accordi con strutture della zona e possono offrire l’ospitalità invece del denaro, riducendo il proprio costo senza ridurre il tuo compenso.

Attrezzatura: usura, noleggio e materiale di consumo

Uno strumento usato dal vivo si consuma. Le corde durano una manciata di serate, le pelli si sfondano, i cavi si interrompono nel punto peggiore, le valvole di un amplificatore hanno una vita misurabile in ore di accensione. Sono spese certe, distribuite nel tempo, e vanno spalmate sulle date come si spalma qualunque costo ricorrente.

Il metodo più semplice è la quota per serata. Prendi il valore dell’attrezzatura che porti, dividilo per gli anni in cui prevedi di sostituirla e poi per il numero di date annue: ottieni una cifra per data che raramente supera qualche decina di euro, ma che moltiplicata per cinquanta serate copre esattamente il ricambio di cui avrai bisogno.

Ci sono poi i noleggi specifici. Un impianto per una piazza, una batteria in un locale che non ne ha una, un amplificatore per basso quando si viaggia in treno. Vanno chiesti al momento del preventivo, non dopo, perché sono le voci su cui l’organizzatore può intervenire: molti hanno il materiale in casa e il problema si risolve con una domanda.

Una nota sulle serate all’aperto: nelle feste popolari e nelle sagre l’attrezzatura è esposta a polvere, umidità e sbalzi di temperatura, e le condizioni elettriche sono spesso incerte. La quota di usura su quelle date è più alta, e vale la pena chiedere in anticipo che tipo di alimentazione e che tipo di copertura ci saranno.

Tre serate diverse, tre cifre

La colonna di destra spiega perché le formazioni numerose lavorano meno. Ogni persona in più aggiunge ore, pasti, posti letto e spazio nel furgone, e il cachet cresce in modo proporzionale mentre il budget dell’organizzatore no. È la ragione per cui molti progetti hanno una versione ridotta a due o tre elementi: non è una scelta artistica, è quello che rende vendibile il resto dell’anno.

Lordo, netto e la parte che non resta a te

La cifra concordata al telefono è lorda. Su una prestazione di lavoro autonomo, occasionale o abituale, il committente trattiene una ritenuta d’acconto pari al venti per cento del compenso e la versa per tuo conto: quello che arriva sul conto è già decurtato, e il conguaglio si fa in dichiarazione. Chi non lo sa si trova con un quinto in meno e pensa a un errore.

Sulle prestazioni occasionali c’è poi una soglia da tenere d’occhio: superati cinquemila euro lordi complessivi in un anno, sulla parte eccedente scattano gli obblighi contributivi verso la gestione separata previdenziale, con una quota a carico tuo e una a carico del committente. Oltre quella soglia, e in generale quando l’attività diventa continuativa, la strada corretta è l’apertura di una partita IVA.

Chi suona dal vivo ha inoltre a che fare con gli adempimenti previsti per i lavoratori dello spettacolo, a partire dal certificato di agibilità che il committente deve richiedere prima della data. È una pratica che riguarda l’organizzatore, ma conviene chiedere se è stata fatta, perché la sua assenza crea problemi a tutti. Le regole cambiano nel tempo e per situazione personale: le informazioni ufficiali si trovano sul sito dell’amministrazione fiscale, e la verifica va comunque fatta con chi ti segue la contabilità.

Il punto pratico è uno solo: la cifra da comunicare è quella lorda, e va detta specificando che è lorda. Concordare un netto senza dirlo significa scoprire dopo che i conti non tornano, e la conversazione per rimediare è molto più sgradevole di quella iniziale.

Il preventivo che si manda per iscritto

Un preventivo di una pagina risolve la metà dei problemi che nascono dopo. Non serve un documento legale: basta un messaggio di posta elettronica con sei righe chiare, inviato subito dopo la telefonata, che fissi quello che è stato detto mentre entrambe le parti se lo ricordano.

Le sei righe sono sempre le stesse. Data e orario del concerto, durata della musica, numero di persone che arrivano, che cosa porti tu e che cosa deve esserci sul posto, cifra lorda e modalità di pagamento, orario in cui puoi accedere alla sala per montare. Aggiungi una riga su chi si occupa dei permessi e degli adempimenti sui diritti d’autore, che è la dimenticanza più frequente.

La riga sull’orario di accesso vale più di quanto sembri: concordarlo prima costa una frase, scoprire la sera stessa di dover montare fra i tavoli occupati costa un’ora e una discussione.

Chi ha fatto il passaggio da attività saltuaria a mestiere lo racconta quasi sempre con lo stesso dettaglio: il momento in cui ha smesso di prendere accordi a voce. Le storie di chi è passato da hobby a professione assomigliano tutte in questo, molto più che nel talento.

Quando si dice di no, e come si dice

La soglia minima serve proprio a questo. Quando la cifra proposta sta sotto i costi vivi più le ore, la serata non è un’occasione: è un trasferimento di denaro da te all’organizzatore. Dirlo non è arroganza, ed esiste un modo di dirlo che lascia aperta la porta: si comunica la cifra minima, si spiega in due righe da dove viene e si resta disponibili per un’altra data con condizioni diverse.

Esistono eccezioni ragionevoli e vanno decise a mente fredda, non al telefono. Una data che porta un pubblico nuovo, una registrazione professionale inclusa, una vetrina con programmatori in sala, una serie di serate concordate insieme: sono contropartite reali, che si possono valutare e che a volte valgono più del denaro. Il criterio è che siano scritte nel preventivo come tutto il resto.

Un capitolo a parte sono le serate senza compenso per una causa. Suonare per un’iniziativa solidale è una scelta legittima e frequente, ma anche in quel caso i costi vivi esistono: viaggio, materiale, eventuale service. La formula che funziona è compenso azzerato e spese coperte, e negli eventi di beneficenza organizzati con serietà è la prassi normale, non una richiesta imbarazzante.

Resta un ultimo caso, il più insidioso: l’organizzatore che propone la percentuale sull’incasso al posto del cachet. Va valutata solo conoscendo la capienza, il prezzo di ingresso e chi si occupa della promozione. Senza un minimo garantito, quella formula sposta su di te un rischio che non puoi controllare, ed è la ragione per cui molte serate finiscono con quaranta euro a testa e un furgone da riempire di benzina.

Domande frequenti

Esiste una tariffa di riferimento per una serata?

Non esiste un tariffario valido per tutti, perché le variabili sono troppe: numero di persone, distanza, tipo di locale, materiale portato. Esiste però la tua soglia minima, che si calcola in mezz’ora e vale per tutte le trattative. Chi ha quel numero smette di improvvisare, e la conversazione con l’organizzatore diventa molto più breve.

Come si risponde a chi offre visibilità invece del compenso?

Chiedendo di che visibilità si tratta, in concreto e per iscritto. Se la risposta contiene elementi verificabili, come una registrazione di qualità, la presenza di programmatori o un pubblico di dimensione nota, è una contropartita che si valuta. Se resta generica, non è una contropartita: è un compenso mancante con un altro nome.

Va bene chiedere un anticipo?

Sì, ed è una prassi diffusa soprattutto sulle date lontane, dove le spese si sostengono prima. Una quota alla conferma e il saldo dopo il concerto è una formula accettata da gran parte degli organizzatori seri. Chi rifiuta qualunque forma di anticipo su una data che richiede pernottamento sta scaricando su di te tutto il rischio dell’evento.

Il compenso va diviso in parti uguali fra i musicisti?

Dipende da cosa ciascuno mette. La divisione in parti uguali è la più semplice e la più diffusa, ma chi porta il furgone, chi anticipa le spese o chi si occupa dell’organizzazione sostiene costi e ore in più. La soluzione praticata più spesso è rimborsare prima le spese vive e le voci individuali, e dividere in parti uguali quello che resta.

Quanto conta il pubblico che riesco a portare?

Conta molto per il locale e poco per il tuo calcolo dei costi. È una leva di trattativa, non un modo per abbassare la soglia minima: se porti sessanta persone paganti, quel dato va usato per alzare la cifra o per ottenere condizioni migliori, non per giustificare un compenso che non copre il viaggio.

Informazioni sull'autore

Author

Si occupa del lato economico della musica dal vivo: cachet, contratti, diritti e conti dei locali. Ha lavorato nell'organizzazione di concerti e conosce i numeri che nessuno pubblica. Scrive per chi vuole vivere di musica senza illusioni contabili.

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